El diseño de oficinas como clave para el éxito
Los últimos tiempos han promovido cambios importantes en nuestra forma de entender el trabajo en la oficina. Nos hemos visto forzados a adaptar nuestras relaciones laborales mediante reuniones virtuales, con trabajo remoto desde nuestros hogares, y en algunos casos con reducción del espacio de oficina. Todo ello ha promovido que 2023 sea el año en el que muchas empresas están explorando cómo el diseño de oficinas puede ayudar a adaptarse a las nuevas necesidades laborales.
Las necesidades laborales en la oficina
En realidad ya lo sabes, o al menos lo intuyes. Hemos recuperado nuestras vidas y todo ha vuelto a la… ¿normalidad? No somos los mismos. Lo que antes valía por inercia ha sido minuciosamente evaluado en el periodo reflexivo. Hemos tenido la oportunidad de conocer otra forma de trabajar, en otro entorno más amable (nuestros hogares) y eso ha despertado en muchos la curiosidad. En un presente en el que la información está al alcance de todos, muchos trabajadores han explorado otras opciones de vida, otros entornos, otras oficinas, en definitiva, otras empresas. Y es que, tras el trauma vivido, todos necesitamos sentir que esta nueva etapa es de renovación.
Nos encontramos en un punto de la historia empresarial donde existe una gran presión competitiva. En 2023 es la empresa la que siente la necesidad de atraer y retener el talento, lejos de la utopía del pasado en el que el trabajador hubiera hecho cualquier sacrificio por encajar en la dinámica de tu oficina.
¿Te has dado cuenta de que para tus trabajadores su trabajo es parte de la imagen de si mismos que proyectan al mundo? La nueva generación de jóvenes y adultos en edad de trabajar en tu oficina han priorizado su elevada cualificación, formándose durante años y sacrificando así otras opciones que les permitiría haber ampliado su patrimonio. Y lo saben. Saben que son buenos en lo que hacen. Saben que son un recurso valioso para tu imagen corporativa. Saben que les necesitas para sacar adelante tu negocio.
Eso te pone en una cierta desventaja que solo puedes compensar con… ¿más sueldo? Error, la respuesta correcta es un liderazgo ejemplar. Las personas necesitamos tener cubiertas nuestras necesidades (bienestar), cierto, pero hay un umbral a partir del cual el tener pasa a un segundo plano para dejar paso a la importancia del ser y del sentir (felicidad).
Cómo posicionar tu empresa mediante el diseño de tu oficina
Este mes desde el estudio quiero aportarte una serie de conceptos, consejos y fuentes de inspiración que espero te sirvan para tener algunas ideas que te permitan liderar a tu equipo mediante el diseño de tus oficinas.
1. Oficinas híbridas
Las oficinas híbridas permiten tanto el trabajo presencial como el remoto. Este tipo de oficinas requiere una redistribución de elementos de manera que podamos disponer de las herramientas de trabajo tanto en la oficina como fuera de ella. Una excelente opción es destinar un espacio específico al almacenamiento de servidores y proporcionar a cada empleado un ordenador portátil y una tablet. Podrás despersonalizar los puestos de las personas que pasan la mayor parte del tiempo trabajando en remoto.
Un conjunto de puestos de este tipo podrían consistir en mesa, silla, pantalla de ordenador, teclado y ratón. Puedes incluso plantear zonas multipuesto para este fin. Sea como sea, consumirás menos espacio de oficina, lograrás aligerar la estética y aportarás un plus de modernidad al ambiente.
2. Espacios de trabajo flexibles
El diseño de tu oficina debe permitir la adaptación a las diferentes configuraciones y necesidades de los empleados. De hecho, debe mejorar el liderazgo efectivo y la colaboración entre los equipos mediante espacios que fomentan las relaciones interpersonales, la creatividad, el sentimiento de identidad, pertenencia y seguridad entre los empleados.
El diseño abierto, disponer de mobiliario versátil que se pueda reorganizar según las necesidades, habilitar en los espacios comunes una zona para reuniones informales e incorporar elementos de tecnología colaborativa, son algunas ideas que puedes adoptar en tu oficina para fomentar las relaciones interpersonales.
3. Focos de innovación
La creatividad se fomenta cuando tenemos cubiertas nuestras necesidades racionales, por lo que debemos limitar las fuentes de estrés en el entorno. El uso del color y la iluminación juegan un papel fundamental cuando buscamos fomentar la creatividad. Por otra parte, la privacidad y el aislamiento acústico son fundamentales para abordar de manera eficiente tareas individuales que requieran una elevada concentración.
Disponer de espacios específicos para realizar reuniones privadas (llamadas, videoconferencias o reuniones presenciales), espacios diferentes para concentrarnos (tareas individuales que demandan un alto nivel de aislamiento y enfoque) y otro tipo de áreas de inspiración (para exprimir nuestra faceta creativa o innovadora) es sin duda preferible a pretender que cada empleado gestione sus necesidades desde una mesa inmóvil y sin molestar al resto.
Como líder debes saber determinar las necesidades de tu equipo, proporcionar recursos (materiales o inmateriales) que aumenten la eficiencia y la productividad y guiar a tu equipo en el uso óptimo de dichos recursos.
4. Atrayendo y manteniendo el talento
El sentimiento de identidad y pertenencia por parte de los empleados aporta seguridad tanto a los recursos humanos en si como a la compañía. El diseño corporativo de oficinas debe ser personalizado, tener en cuenta la esencia de la marca y representarla correctamente.
A través de una buena distribución del espacio, un proyecto de iluminación coherente, la definición de materiales y elementos, la cuidada selección de una o varias paletas cromáticas acordes a los colores corporativos y el uso de elementos de branding, como una pared de impacto en la recepción con tu logo bien visible, lograrás el primer paso, un paso importante pero que se basa en la identidad de tu compañía, no en la de tu equipo.
Es importante que tus empleados perciban bienestar para que se sientan identificados con el proyecto. El diseño ergonómico del mobiliario fomenta una postura saludable y reduce la fatiga física. Cuidar el diseño de los espacios colaborativos hace que los individuos empaticen con la actitud positiva de los compañeros y la interioricen gracias a las neuronas espejo.
Los ambientes acogedores que transmiten comodidad y relajación hacen que compense el desplazamiento a la oficina frente al trabajo desde casa. Los espacios verdes y la presencia de plantas fomentan la sensación de calma y tranquilidad, mejorando el bienestar de los trabajadores. Destinar espacios de descanso y relajación temáticos, que reflejen la cultura y los valores de la empresa es sin duda un acierto para afianzar el sentimiento de pertenencia y favorecer el bienestar mental de tus empleados.
Puedes establecer también espacios de reconocimiento donde compartir las metas y los logros alcanzados por los empleados. En términos generales, este sentimiento de identidad y pertenencia te permitirá ofrecer una mayor flexibilidad laboral en favor de un mayor bienestar productivo y eficiente.
5. Conexión y tecnología
La tecnología en el interiorismo de la oficina juega un papel fundamental en la creación de un ambiente de trabajo productivo y colaborativo. Las opciones disponibles son amplias y variadas, por lo que su elección dependerá de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa. Es importante contar con una red segura y estable que permita a los empleados acceder a los recursos necesarios desde cualquier lugar y dispositivo. La conectividad inalámbrica y las soluciones de almacenamiento en la nube permiten la movilidad por las diferentes áreas de la oficina, favoreciendo que cada tarea se desarrolle en el lugar más indicado.
El interiorismo de la oficina pueden incluir sistemas de iluminación inteligente, control de temperatura automatizado, sistemas de sonido integrados, monitores y pantallas interactivas, tecnología de videoconferencia, y mucho más. Esto puede mejorar la comodidad y la productividad de los empleados, lo que a su vez contribuye al éxito general de la empresa. Considera la incorporación de sistemas de gestión de cables y enrutamiento para mantener los cables organizados y fuera de la vista.
6. Escalabilidad
El diseño de oficinas puede ayudar a startups y emprendedores a crear espacios de trabajo creativos y atractivos para atraer talento, fomentar la innovación y captar la atención de potenciales clientes e inversores. Tradicionalmente los recursos son limitados en los inicios, así como las necesidades en materia de elementos de mobiliario, almacenaje, etc. Por el contrario, es en las etapas iniciales cuando resulta imprescindible diferenciarse para poder avanzar.
Si es tu caso y quieres asegurarte el éxito de la inversión que tengas previsto hacer en tu espacio de oficina, invierte en representar correctamente tu imagen corporativa en el espacio y busca la funcionalidad en el mobiliario.
Precisamente para el mobiliario te recomiendo que busques proveedores que te permitan escalar a medida que la empresa y el equipo vaya creciendo. El mobiliario de oficina no es económico, por lo que es un verdadero fastidio cuando quieres ampliar y las colecciones han cambiado respecto al año anterior.
En cuanto a la imagen corporativa, mi consejo es que inviertas en una pared de impacto potente y móvil, o fácilmente desmontable.
Cuando seáis más y tengáis que desplazaros a una oficina más grande tendrás que invertir en acelerar tu negocio y la pared de impacto podrás aprovecharla. Además, en muchos locales es requerido hacer la devolución de llaves con el entorno tal como se encontraba en el momento de alquilarlo, es decir despersonalizado, lo cual en muchas ocasiones eleva los costes del traslado.
7. En tendencia
Cada empresa es diferente y como he comentado antes, es imprescindible que el diseño de la oficina represente la marca, sus características y sus valores de manera inequívoca. Por ese motivo es difícil hablar de tendencias en términos de gamas cromáticas, materiales o elementos funcionales. Sin embargo, si existe una tendencia general en el diseño de interiores hacia lo sosegado.
El contexto socioeconómico nos mantiene en un estado de expectación que el interiorismo trata de suavizar mediante colores neutros y formas orgánicas.
Los avances tecnológicos y la llegada con fuerza de la inteligencia artificial en nuestro día a día hace que inconscientemente nos cuestionemos qué futuro nos espera y nos atraiga la idea de reconectar con lo artesanal y con la naturaleza, en definitiva, con lo que nos humaniza. Esto se traslada a las tendencias en el diseño del espacio de trabajo, poniendo en valor las estrategias biofílicas y priorizando las alternativas más acogedoras, en ocasiones hasta hogareñas en las áreas de relajación o descanso de las oficinas.
¿Quiero decir que lo apropiado es la cestería de mimbre en tu empresa tecnológica? No, evidentemente no. Simplemente, que en vez de decantarte por un estilismo del tipo cine futurista, existen otras opciones que te permitirán liderar de manera más eficiente en un entorno más atractivo para todos, incluido tú mismo.
Las opciones son muchísimas así que no dejes de seguirme en las redes para tener acceso a todos los consejos que iré publicando a lo largo del mes. Y si tienes en mente rediseñar tu oficina y buscas ayuda profesional, ya sabes que me tienes a tu disposición en info@domeinteriorismo.com para una sesión de valoración sin compromiso.
